A scanso di equivoci, chiariamo subito che firmare digitalmente un documento Pdf non significa apporvici la firma di proprio pugno usando magari uno degli avveniristici tablet che ci offrono in banca o alle Poste…
Firmare digitalmente un documento Pdf è un attività però altrettanto semplice, da eseguire attraverso l’interfaccia predisposta dal gestore della firma digitale che si scelga di usare, e consiste nel creare un nuovo documento Pdf che riprodurrà interamente il documento che si intende firmare digitalmente con, in aggiunta, un sigillo (digitale, ovviamente) che contiene le informazioni relative all’identità di chi lo abbia firmato.
Per firmare digitalmente un documento Pdf è quindi necessario essere in possesso di una firma digitale, rilasciata da un soggetto a ciò autorizzato che certifichi la corrispondenza tra quella specifica firma digitale e l’identità del soggetto che ne avrà la disponibilità.
Questo tipo di attività è eseguito da numerose società private con diverse modalità oppure dalle Poste che, prima di rilasciare le credenziali (username e password) necessarie per firmare digitalmente un documento Pdf o in altro formato, chiederanno a tal fine l’esibizione allo sportello di un documento d’identità.
In alternativa alla presentazione fisica del richiedente allo sportello munito di un documento d’identità valido, è possibile ottenere la propria firma digitale utilizzando, al momento della richiesta online, un documento digitale emesso da un soggetto che abbia il potere legale di garantire l’identità del portatore di quel documento: è il caso della Carta Nazionale dei Servizi o della Carta d’Identità elettronica o ancora dello SPID, purché munite di microchip e purché il richiedente abbia un lettore con il quale inviare online i dati…
Perché firmare digitalmente un documento Pdf?
La Legge impone che, in numerosi atti, l’identità del firmatario sia certa al fine di ricondurre, con certezza, le conseguenze (positive e negative) di quell’atto a un soggetto determinato.
Esistono atti che presuppongono un’assunzione di responsabilità, si pensi all’emissione di fatture o alla sottoscrizione dei bilanci societari, e atti che ad esempio attivano l’erogazione di contributi o determinate prestazioni a carico dello Stato. In entrambe queste eventualità puramente esemplificative è fondamentale che chiunque faccia affidamento sui dati societari comunicati abbia la certezza della provenienza degli stessi oppure, nel caso dell’erogazione di contributi non spettanti in quanto ottenuti mediante dichiarazioni false o mendaci, si possa risalire con precisione all’identità del richiedente.
La firma digitale è obbligatoria verso la Pubblica amministrazione?
Da ormai molti anni, la firma digitale è obbligatoria verso la Pubblica amministrazione, proprio per l’esigenza di garantire certezza nella provenienza delle istanze avazate da professionisti e privati alle quali la PA è tenuta a dar seguito.
In sua assenza, il documento trasmesso potrà essere considerato nullo anche se, di norma, la mancanza può essere facilmente sanata, segnalando la svista con una semplice telefonata di cortesia.
Al di là delle semplici istanze che ciascun cittadino può inoltrare, si pensi ad esempio alla richiesta di permesso di costruire inoltrata da un professionista. Potrebbe mai essere aperta un’istruttoria prima, ed essere approvato un progetto per la costruzione di un immobile poi, sulla base di documenti trasmessi in forma digitale senza che l’identità del progettista, necessariamente iscritto a un idoneo Ordine professionale sia verificabile? No di certo.
La firma digitale obbligatoria per i professionisti
L’esempio visto sopra mostra in modo evidente perché la firma digitale sia quasi sempre obbligatoria verso la Pubblica amministrazione e introduce un piccolo approfondimento relativo alla firma digitale obbligatoria per i professionisti.
A essi è infatti riservato un tipo particolare di firma digitale, detta di secondo livello, che oltre a garantire l’identità, include anche riferimenti a particolari abilitazioni professionali.
Oltre ai documenti e le istanze rivolte alla Pubblica amministrazione, ritroviamo inoltre la firma digitale obbligatoria per i professionisti ogni volta questi emettano una fattura o depositino presso il Registro delle imprese un qualunque atto relativo alla propria attività come peraltro vedremo, nel paragrafo di seguito, anche nel caso della firma digitale obbligatoria per le società.
La firma digitale obbligatoria per le società
Per l’importanza che ogni atto relativo alla vita di una società riveste nei confronti di chiunque abbia rapporti con la stessa, dalla piccola ditta individuale con semplice partita IVA alla Società per azioni, l’introduzione della firma digitale obbligatoria per le società risponde all’esigenza di collegare ogni specifico atto societario a un soggetto determinato.
Sin dalla sua costituzione e iscrizione nel Registro delle imprese, fino alla messa in liquidazione e cancellazione, la firma digitale obbligatoria per le società mira ad accertare preventivamente le responsabilità di ogni conseguenza, positiva e negativa, di ogni atto di gestione tanto che oggi risulta pressoché impossibile compiere e/o depositare ogni atto comune di gestione senza una firma digitale…
La procedura per firmare digitalmente un documento Pdf
Ogni interfaccia è a sé ma, in generale, basterà trascinare il Pdf che si intende firmare digitalmente nella finestra del programma messo a disposizione dal soggetto che abbia rilasciato la firma e, con le credenziali fornite, apporre in un click il relativo sigillo contenente tutte le informazioni del firmatario. Null’altro. Si noterà, acanto al documento originale non firmato, un nuovo documento Pdf con l’estensione .Pdf.P7m che sarà la copia firmata digitalmente.
Photo credit, Adobe Stock license 483860722
